Falls Sie länger durch zum Beispiel Urlaub oder Krankheit verhindert sind können Sie einen Vertreter benennen, der während Ihrer Abwesenheit Ihre Signaturvorgänge bearbeiten und überwachen kann.
Ihr Vertreter kann:
- aktuelle Signaturprozesse für Sie bearbeiten
- alle von Ihnen gestarteten Signaturvorgänge einsehen
- alle Dokumente, der von Ihnen gestarteten Signaturvorgänge (auch vor der Vertretung), einsehen
Ihr Vertreter sieht wie gewohnt in seinen Eingangsboxen und Übersichten seine eigenen Vorgänge. Zusätzlich bekommt er Ihre Signaturvorgänge angezeigt. In jeder Eingangsbox oder Übersicht kann nach dem Initiator des Vorgangs gefiltert werden. So kann auch bei mehreren Vertretungen die Übersicht gewahrt werden.
Wichtig: Sie können nur einen Vertreter hinterlegen. Die Vertreterregelung ist nicht mehrstufig.
(Sofern Ihr Vertreter einen Vertreter hat, kann dieser Ihre Vorgänge nicht sehen)
1. Auswahl eines Vertreters
Für das bennen eines Vertreters wählen Sie über das " + " in der Kopfzeile "Vertreter verwalten"
2. Anzeige Ihrer Daten
Sie erhalten eine Übersicht über Ihre Daten mit
- Vorname
- Nachname
- E-Mail
sowie - sofern aktuell vorhanden - Ihr aktueller Vertreter.
Sofern aktuell ein Vertreter vorhanden ist, können Sie diesen Vertreter entfernen. Ansonsten steht Ihnen nur die Option "Vertreter auswählen" zur Verfügung.
3. Vertreter auswählen
Für die Auswahl eines Vertreters genügt es, nach seinem Namen zu suchen. Sie erhalten automatisch passende Suchergebnisse und können den Vertreter auswählen.
Nach dem Senden des Dialoges ist diese Person sofort als Ihr Vertreter hinterlegt.
Vom System wird automatische eine E-Mail an Ihren Vertreter geschickt, dass er von Ihnen hinterlegt worden ist.
4. Vertreter entfernen
Sofern Sie den aktuell vorhandenen Vertreter entfernen, ist von Ihnen keine Auswahl mehr notwendig. Nach dem Senden des Dialogs ist die Person sofort als Ihr Vertreter ausgetragen und sieht keinen Ihrer Vorgänge mehr.
Vom System wird automatische eine E-Mail an Ihren ehemaligen Vertreter geschickt, dass er von Ihnen ausgetragen worden ist.