Im Archiv werden Dokumente zweistufig unter
- Dokumentart
- Dokumentunterart
abgelegt. Hierfür stehen unter der Kategorie "Schriftverkehr und Dokumente" -> "Daten" die beiden Tabellen
- Dokumentart Archiv
- Dokumentunterart Archiv
zur Verfügung.
Die beiden Tabellen können bearbeitet werden von Mitgliedern der Rollen
- Admin_Archiv
- Admin_Kunde
- FD_StammdatenKomplett
1. Dokumentart Archiv
Felder
Unterstrichene Felder sind Pflichtfelder.
- Datensatz-ID (JobRouter Systemfeld, nicht änderbar)
- Dokument-Art (Text, max. 100 Zeichen)
-
Verfügbar in Vertragsverwaltung (M0005) (Ganzzahl)
Kann diese Dokumentart in der Vertragsverwaltung mal Vertragskategorie mit ausgewählt werden?
Mögliche Auswahl:
- ja (1)
- nein (0)
Wichtig: Beim CSV-Import muss die Zahl (0 / 1) angegeben werden.
Beispiel
2. Dokumentunterart Archiv
Felder
Unterstrichene Felder sind Pflichtfelder.
- Datensatz-ID (JobRouter Systemfeld, nicht änderbar)
-
Dokument-Art (Text, max. 100 Zeichen)
Hier kann die zugehörige Dokumentart aus der Tabelle "Dokumentart Archiv" ausgewählt werden
Wichtig: Beim CSV-Import muss das Feld mit dem Text aus der Tabelle "Dokumentart Archiv" gefüllt sein, sonst ist die Eingabe nicht valide -
Dokument-Unterart (Text, max. 100 Zeichen)
Bezeichnung der eigentlichen Unterart
-
Vorschlag Standard Rolle für Archivablage in Prozessen (Text, max. 50 Zeichen)
Diese Rolle wird bei der Archivablage in Prozessen automatisch als Standard-Rolle für den Dokumentenzugriff vorgeschlagen
Wichtig: Beim CSV-Import muss das Feld mit der Bezeichnung einer im JobRouter vorhandenen Rolle gefüllt sein, sonst ist die Eingabe nicht valide - autom. löschen nach X Monaten (Ganzzahl)
Das Dokument wird nach Ablage automatisch nach X Monaten gelöscht.
Wird das Feld leer gelassen erfolgt kein automatisches Löschen bzw. der Bearbeiter kann im Prozess ein eigenes Löschdatum pflegen.