1. Aufgabenpaket
Aufgabenpakete sind mehrere einzelne Aufgaben, die nacheinander in Stiele eines Projektes abgearbeitet werden. Die Aufgabenpakete sind dann sinnvoll, wenn die Komplexität der einfachen Checkliste in den Aufgaben überschritten wird oder die Aufgaben einem logischen Ablauf folgen.
Wenn ein Projekt wiederkehrend genutzt werden soll, kann für das Aufgabenpaket eine Vorlage erstellt werden.
2. Vorlage erstellen
Mit einem Klick auf das (+) kann eine neue Vorlage für Aufgabenpakete angelegt oder bearbeitet werden.Zunächst kann eine bestehende Vorlage über die Dropdown-Tabelle ausgewählt oder mit einem Klick auf "neues Aufgabenpaket" eine komplett neue Vorlage erstellt werden.
2.1 Allgemeine Informationen
Zunächst müssen in der Sektion "Aufgabenpaket" die allgemeinen Informationen gepflegt werden:
Titel
Titel des Aufgabenpakets (max. 100 Zeichen). Wird in allen zugehörigen Aufgaben mit angezeigt.
Beschreibung
Optionale Beschreibung des Aufgabenpakets (max. 1500 Zeichen). Wird in allen zugehörigen Aufgaben mit angezeigt.
Auswahl der Tage (Montag - Sonntag)
Mit den Checkboxen können die Tage ausgewählt werden, die für die Zeitberechnung als Arbeitstage zur Verfügung stehen. Steht ein Mitarbeiter z.B. nur von Montag bis Mittwoch zur Verfügung, kann der Donnerstag und Freitag abgewählt werden. Gleiches gilt für mögliche Wochenendsarbeit.
Berechnung des Zeitablaufs
Mit dem Radio-Buttons kann ausgewählt werden, welches Datum für die Zeitberechnung maßgeblich ist:
- Fixer Start: Geben Sie ein Datum ein, ab dem der Projektablauf berechnet werden soll.
- Schlüsselaufgabe: Eine Aufgabe muss als Schlüsselaufgabe markiert sein. Das bei Schlüsselaufgabe angegebene Datum ist das Datum, an dem die Schlüsselaufgabe laut Plan beendet ist. Diese Option ist sinnvoll, wenn nach der Schlüsselaufgabe noch Folgeaufgaben kommen, der Abschluss der Schlüsselaufgabe aber maßgeblich für die Terminplanung ist.
- Fixes Ende: Geben Sie das Datum an, an dem die letzte Aufgabe abgeschlossen sein muss.
In der Kopfzeile kann mit einem Klick auf 
der Zeitplan berechnet werden. Maßgeblich sind die Dauer und Abstände, in den einzelnen Aufgaben definiert wurden.
2.2 Aufgaben des Aufgabenpakets
Für die Aufgabenpakete müssen je Aufgabe
- eine Aufgaben ID
- ein Aufgabentitel
- Priorität
- eine Startbedingung
- Dauer
- Bearbeiter
vergeben werden. Optional können zusätzlich
- eine Aufgabenbeschreibung
- ein Abstand zur vorherigen Aufgabe
- Folgeaufgaben
ergänzt werden.
Aufgaben-ID
Jede Aufgabe benötigt eine eindeutige ID. Sie können hier maximal 20 Zeichen eingeben. Es empfiehlt sich die Aufgaben mit Nummern nach Themengebieten zu gruppieren, z.B. 1.1, 2.3, 1.4.5...
Die Aufgaben-ID wird bei allen Übersichten und Eingangsboxen zusammen mit dem Titel angezeigt.
Schlüsselaufgabe
Siehe Berechnung des Zeitablaufs. Es kann genau eine Aufgabe als Schlüsselaufgabe definiert werden. Dies ist dann wichtig, wenn die Aufgabe, die den zeitlichen Ablauf maßgeblich bestimmt in der Mitte des Projektablaufs liegt. Das Fertigstellungsdatum der Schlüsselaufgabe kann für die Berechnung des Zeitplans angegeben werden.
Aufgabentitel
Maximal 100 Zeichen. Wird zusammen mit der ID in allen Übersichten und Eingangsboxen angezeigt und sollte die Aufgabe grob beschreiben.
Aufgabentitel (optional)
Maximal 1500 Zeichen. Die Beschreibung kann optional genutzt werden, um die Aufgabe näher zu beschreiben. Die Beschreibung wird dem Bearbeiter später in der Aufgabe mit angezeigt.
Priorität
Die Priorität kann gewählt werden zwischen
- 1 - niedrig
- 2 - normal
- 3 - hoch
Start Aufgabe
Hier wird definiert, wann die Aufgabe im Gesamtablauf gestartet wird:
- sofort: Die Aufgabe startet unmittelbar, wenn das Startdatum aus der Zeitplanung berechnet wurde. Mindestens eine Aufgabe sollte auf dem Starttyp "sofort" stehen, in der Regel die erste Aufgabe im Projektablauf.
- gestartet durch: Diese Option kann nicht direkt ausgewählt werden, sondern erscheint automatisch, wenn die Aufgabe als Folgeaufgabe durch eine andere Aufgabe ausgewählt wurde.
- an Datum: Sofern die Aufgabe nicht durch eine Vorherige Aufgabe angestoßen wird, kann auch ein festes Datum ausgewählt werden, an dem die Aufgabe gestartet wird. Auf diese Weise kann z.B. ein neuer Aufgabenstrang im Aufgabenpaket gestartet werden. Bei Auswahl dieser Option wird die Spalte "Start" für Sie bearbeitbar.
Es kann passieren, dass die Zeitplanung des Gesamtprojektes hierdurch nicht abgeschlossen werden kann. In diesem Fall wählen Sie ein anders Datum aus.
gestartet durch
Sie können hier keine Auswahl treffen. Der Dialog füllt das Feld automatisch mit der Aufgaben-ID der Aufgabe, die diese Aufgabe startet.
Abstand
An dieser Stelle kann der Abstand zur startenden Aufgabe in Werktagen angegeben werden, wenn diese Aufgabe durch eine andere Aufgabe gestartet wurde.
Beispiel: Die Aufgabe 1.0 startet die Aufgabe 2.0. Zwischen den Aufgaben soll ein Abstand von 10 Werktagen eingehalten werden. Die Aufgabe 1.0 ist am 01.02. abgeschlossen, dann wird die Aufgabe 2.0 abhängig von den Wochenenden z.B. am 13.02. gestartet. Ein Beispiel ist, wenn Lieferzeiten von bestellter Ware im Projektablauf berücksichtigt werden sollen.
Beispiel: Die Aufgabe 1.0 startet die Aufgabe 2.0. Zwischen den Aufgaben soll ein Abstand von 10 Werktagen eingehalten werden. Die Aufgabe 1.0 ist am 01.02. abgeschlossen, dann wird die Aufgabe 2.0 abhängig von den Wochenenden z.B. am 13.02. gestartet. Ein Beispiel ist, wenn Lieferzeiten von bestellter Ware im Projektablauf berücksichtigt werden sollen.
Bei den Tagen wird das Wochenende standardmäßig nicht beachtet sowie die hinterlegten deutschen Feiertagen. Da sich diese nach den Bundesländern unterscheiden sind initial nur die bundesweiten Feiertage hinterlegt, können im Prozess Ihres Unternehmen jedoch angepasst worden sein.
Start und Ende
In diesen beiden Spalten wird das Start- und Enddatum der Aufgabe angegeben, wenn die Zeiten in der Kopfzeile berechnet werden (
).
Sofern bei der Aufgabe der Starttyp "an Datum" ausgewählt wurde, ist das Startdatum durch Sie editierbar.
Dauer
An dieser Stelle kann die Bearbeitungsdauer der Aufgabe in Werktagen angegeben werden. Bei den Tagen wird das Wochenende standardmäßig nicht beachtet sowie die hinterlegten deutschen Feiertagen. Da sich diese nach den Bundesländern unterscheiden sind initial nur die bundesweiten Feiertage hinterlegt, können im Prozess Ihres Unternehmen jedoch angepasst worden sein.
Folgeaufgaben
Sie können auswählen, welche Aufgaben gestartet werden, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist. Es können mehrere Aufgaben ausgewählt werden.
Damit eine Aufgabe ausgewählt werden kann, muss die Aufgaben-ID sowie der Aufgabentitel gefüllt und kein Starttyp definiert sein.
Rolle
Die Benutzerrolle, die Aufgabe später bearbeiten wird. Bei Aufgabenpaketen können nur Benutzerrollen ausgewählt werden, keine Einzelpersonen.